Le planning tenu pour le reporting : les signes, et comment en sortir
Certains plannings ne sont mis à jour que la veille du comité. Ils servent à rendre compte, pas à travailler. Les signes sont faciles à reconnaître, et la sortie passe par ceux qui font le travail.
Tenu pour le reporting
1 mise à jour par mois, la veille du comité, par le chef de projet
Tenu pour le travail
18 déclarations cette semaine, par l'équipe
Un planning tenu pour le reporting existe surtout pour être montré. Il est juste le jour du comité, et faux le reste du mois. Ceux qui font le travail ne le consultent pas : ils savent qu'il ne leur apprend rien.
Les signes
- le planning n'est mis à jour qu'une fois par mois, la veille du comité ;
- c'est le chef de projet qui saisit l'avancement de tout le monde ;
- les tâches restent longtemps à 90 % ;
- les dates de fin ne bougent jamais, puis bougent toutes d'un coup.
Pourquoi on en arrive là
Ce n'est pas un manque de rigueur. C'est que l'outil demande beaucoup et rend peu à ceux qui le remplissent. Quand saisir prend du temps et ne sert qu'aux autres, on saisit le moins possible, et au dernier moment.
Comment en sortir
La sortie consiste à inverser la logique : équiper d'abord le travail. Chacun déclare en deux minutes ce qu'il a fait et ce qu'il lui reste, sur ses propres tâches. Dans notre exemple, l'équipe produit 18 déclarations dans la semaine, au lieu d'une mise à jour mensuelle faite par une seule personne.
Le reporting vient alors tout seul : le comité lit un état d'avancement à jour du jour, et le chef de projet passe son temps sur les décisions, pas sur la saisie.
À retenir
- un planning mis à jour la veille du comité sert à rendre compte, pas à travailler ;
- la saisie doit d'abord servir à celui qui saisit ;
- quand le travail est équipé, le reporting en découle.