Revue d'avancement : ne valider que ce qui compte
Faire valider chaque déclaration d'avancement épuise le chef de projet et ralentit l'équipe. Classer les déclarations selon la réserve permet de n'arbitrer que ce qui menace l'objectif.
Semaine du 9 au 13 novembre · 18 déclarations
Dans beaucoup d'organisations, chaque saisie d'avancement attend une validation. Le chef de projet passe ses lundis à cliquer sur « valider », et les vrais problèmes se noient dans la masse.
Trois niveaux, selon la réserve
Une tâche bien planifiée a une réserve : un peu de marge entre la fin prévue et le moment où elle bloquerait la suite. Chaque déclaration peut se classer selon cette réserve :
- tout va bien : le reste annoncé tient dans le plan ;
- réserve entamée, le pronostic tient : il y a un écart, mais la marge l'absorbe ;
- réserve insuffisante, l'objectif est menacé : il faut décider.
Informer pour les deux premiers, valider pour le troisième
Le chef de projet est informé de toutes les déclarations. Il ne valide que celles du troisième niveau. Sur une semaine type de notre exemple, 18 déclarations arrivent : 14 où tout va bien, 3 où la réserve est entamée, et une seule à valider, celle de Lola, qui annonce 8 heures restantes au lieu de 2 sur la préparation du nouveau site.
Une décision, pas un contrôle
Face à cette déclaration, deux réponses sont possibles : valider le nouveau reste et ajuster le planning, ou demander une précision. Dans les deux cas, la discussion porte sur un écart réel, au moment où il apparaît.
À retenir
- tout le monde déclare, mais tout ne se valide pas ;
- la réserve de chaque tâche sert de seuil ;
- le chef de projet garde son temps pour les vraies décisions.