Une personne sur trois projets : rendre la surcharge visible
Chaque chef de projet voit une charge raisonnable. Additionnées, ces charges dépassent la capacité de la personne. Tant que personne ne fait l'addition, la surcharge reste invisible.
Vu par son chef de projet
Ce que Martin doit faire
41 h pour 35 h de capacité · +6 h
Martin travaille sur trois projets. Le chef de projet du déménagement de la ligne lui demande 26 heures en semaine 46. Celui de l'étude d'extension de l'atelier, 9 heures. Celui de l'installation d'une ligne d'emballage, 6 heures.
Chacun trouve sa demande raisonnable, et elle l'est. Mais Martin, lui, doit faire 41 heures dans une semaine de 35.
Personne ne voit l'addition
Chaque chef de projet regarde son planning. Aucun ne voit les deux autres. Martin le sait, mais il le dit rarement à temps : on n'aime pas avouer qu'on ne tiendra pas. La surcharge se découvre en fin de semaine, sous la forme d'un retard.
Une vue par personne, tous projets confondus
La solution n'est pas un meilleur planning par projet. C'est une vue par personne, qui additionne tous ses projets, semaine par semaine, face à sa capacité. Le responsable d'équipe y voit Martin à 41 heures, et d'où viennent ces heures.
Qui arbitre ?
Un chef de projet ne peut pas arbitrer seul la charge d'un autre projet. L'arbitrage revient à celui qui voit l'ensemble : le responsable d'équipe ou le responsable de portefeuille. Avec la vue par personne, il décide sur une quantité précise : décaler 6 heures, les confier à quelqu'un d'autre, ou revoir une priorité.
À retenir
- une charge raisonnable par projet peut donner une surcharge par personne ;
- seule une vue par personne, tous projets confondus, montre l'addition ;
- l'arbitrage revient à celui qui voit l'ensemble, pas à chaque chef de projet.