Préparer un comité de pilotage qui décide
Un comité de pilotage qui écoute trente minutes de présentation et repart sans décision a coûté cher. Préparé autour des écarts et des décisions à prendre, il tient en une page.
1 · Écarts
2 · Jalons
3 · Décisions à prendre
Envoyé la veille, lu avant la séance
Beaucoup de comités de pilotage ressemblent à une suite de présentations. Chaque chef de projet fait défiler ses diapositives, tout est « en cours », et la réunion se termine sans qu'une seule décision ait été prise.
Un comité sert à décider
Le comité réunit les personnes qui peuvent arbitrer : priorités, ressources, budget. Leur temps est rare. Il doit servir à ce qu'elles seules peuvent faire, pas à écouter ce qu'elles pourraient lire.
Une page, trois parties
- les écarts : dans notre exemple, +106 heures sur le déménagement de la ligne, +56 sur l'étude d'extension, +45 sur la ligne d'emballage ;
- les jalons : le redémarrage de la production tient, mais la réserve qui le protège est épuisée ;
- les décisions à prendre : valider le renfort de 6 heures sur le remontage, et trancher la priorité entre l'étude d'extension et la ligne d'emballage.
Envoyer avant, décider pendant
La page part la veille. Chacun la lit avant. En séance, on ne présente plus : on discute des écarts qui posent question et on prend les décisions listées. Le compte rendu tient en quelques lignes : ce qui a été décidé, par qui, pour quand.
Ce que ça suppose
Une telle page ne se prépare pas la veille au soir à partir de dix fichiers. Elle suppose que l'avancement et les écarts sont tenus à jour au fil de l'eau, par ceux qui font le travail. C'est ce qui permet au comité de lire une situation du jour, et pas celle du mois dernier.